Backup tapes vernietigen: 11 tips voor bedrijven

Backup tapes vernietigen is een cruciale stap voor bedrijven die hun gevoelige data veilig willen beheren én willen voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG. Oude tapes bevatten vaak klantgegevens, financiële dossiers of vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Zonder gecontroleerd en gecertificeerd tapes vernietigen lopen organisaties een aanzienlijk risico op datalekken, boetes en reputatieschade. In dit blog delen wij 11 belangrijke tips om back-up tapes veilig, verantwoord en AVG-conform te laten vernietigen.

1. Laat backup tapes professioneel vernietigen

Zelf data-tapes vernietigen lijkt misschien een goedkope oplossing, maar brengt grote risico’s met zich mee. Laat daarom alleen backup tapes professioneel vernietigen door erkende datavernietigingsbedrijven. Deze beschikken over speciaal ontworpen apparatuur zoals industriële tape-shredders en degaussers die tapes volledig en onherstelbaar vernietigen. Alleen zo voorkomt u dat gevoelige data later alsnog wordt hersteld.

2. Backup tapes wissen of formatteren is vaak onvoldoende

Oude backup tapes wissen of formatteren is vaak onvoldoende omdat de kans bestaat dat gegevens nooit helemaal verwijderd worden. Bij wipen of overschrijven kan restdata namelijk achterblijven en kan met herstelsoftware alsnog worden uitgelezen. Fysieke vernietiging (het shredden van tapes) is daarom de enige methode die 100% zekerheid biedt. 

3. Kies bewust: vernietiging op uw locatie of elders?

Wilt u maximale controle over het proces? Dan is backup tapes vernietigen op uw locatie ideaal. Hierbij komt een mobiele data-shredder naar uw bedrijf en kunt u live meekijken. Liever laten ophalen? Kies dan voor een dienstverlener met beveiligd transport en gecertificeerde verwerking. Beide opties zijn mogelijk bij E-Waste Nederland. Lees hier meer over datavernietiging op locatie.

4. Bewaar back-up tapes veilig tot vernietiging

Het is altijd verstandig om back-up tapes veilig te bewaren tot vernietiging. Dit kan bijvoorbeeld in een beveiligde IT-ruimte of afsluitbare containers. Dit voorkomt dat onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige data en biedt bescherming tegen verlies of diefstal van de tapes.

5. Gebruik gecertificeerde shredders voor het vernietigen van backup tapes

Ga na of er gekeurde en gecertificeerde shredders voor het vernietigen van backup tapes worden gebruikt door het bedrijf dat u inhuurt. Niet elke datashredder is namelijk geschikt om een tape te vernietigen. E-Waste Nederland beschikt over de meest geavanceerde vernietigingsmachines. Deze zorgen voor 100% onherstelbare datavernietiging.

6. Let op de snippergrootte bij tape shredding

Een snippergrootte kleiner dan 10 mm wordt aanbevolen bij het vernietigen van backup tapes. Grotere snippers kunnen nog steeds datasporen bevatten. Vraag daarom altijd naar de specificaties van de shredder om zeker te zijn van volledige datavernietiging. Zowel de vaste als mobiele shredder van E-Waste Nederland maalt alle soorten datadragers in zeer kleine onherstelbare stukjes, conform de veiligheidsniveaus van DIN66399.

7. Combineer tape vernietiging met hardware-opkoop

Door tape vernietiging te combineren met hardware-opkoop of het inleveren van oude IT apparatuur voor recycling bespaart u kosten (en tijd). De opbrengst van de hardware die u verkoopt kan dan namelijk verrekend worden met de vernietigingskosten. Een win-win situatie. E-Waste Nederland doet graag een bieding op uw overtollige en afgeschreven IT apparaten. 

8. Vraag altijd om een certificaat van vernietiging

Een certificaat van vernietiging is onmisbaar voor compliance, audits en uw administratie. Zorg ervoor dat het vernietigingscertificaat details bevat zoals de aantallen, het type tapes, serienummers, datum en de toegepaste vernietigingsmethode. Alleen zo kunt u bij controles of audits aantonen dat u de datavernietiging van uw back-up tapes AVG-proof hebt geregeld.

9. Kies een AVG-compliant datavernietigingsbedrijf

Uw backup tapes (en andere datadragers) bevatten gevoelige bedrijfs- en klantinformatie. Kies daarom altijd voor een datavernietigingsbedrijf dat aantoonbaar voldoet aan de AVG, ISO 27001 en WEEELABEX. Alleen dan bent u zeker van een juridisch correcte en veilige vernietiging.

10. Stel een vaste planning op voor tape-vernietiging

Het opstellen van een vaste planning voor tape-vernietiging is zeker aan te raden. Backup tapes blijven vaak jarenlang ongebruikt liggen. Toch bevatten ze nog data die gevoelig kan zijn, en die door derden gestolen of gekopieerd kan worden. Stel daarom als bedrijf een helder vernietigingsbeleid op en controleer uw medewerkers op het zorgvuldig naleven hiervan. 

11. Documenteer het volledige vernietigingsproces

Een goede documentatie van het vernietigingsproces is onmisbaar. Houd bij hoeveel tapes zijn vernietigd, door wie, wanneer en met welke methode. Registreer serienummers, locaties en wie eindverantwoordelijk was. Dit is belangrijk voor interne controles, audits en externe inspecties.